- Veri sorumlusu
- İşlenen veriler
- Amaçlar
- Hukuki sebepler
- Yurt içine aktarım
- Yurt dışına aktarım
- Saklama ve güvenlik
- Haklarınız ve başvuru
- Çerezler
1. Veri Sorumlusu ve Rolümüz
OKZEN CARİ ön muhasebe uygulaması (“Uygulama”), OKZEN CARİ (bir Okzen ürünü, okzen.com.tr) tarafından sunulur. Uygulamada iki tür kişisel veri vardır ve her biri için rolümüz farklıdır:
- Hesap verileri — Uygulamayı kullanan işletme sahibi ve personelinin hesap, oturum, güvenlik ve üyelik ödemesi verileri. Bu veriler için veri sorumlusu OKZEN CARİ’dir.
- İşletme kayıtları — İşletmenin Uygulamaya girdiği müşteri, tedarikçi ve diğer kişilere ait veriler (cari kartları, satışlar, faturalar vb.). Bu veriler için veri sorumlusu Uygulamayı kullanan işletmedir. OKZEN CARİ bu verileri yalnızca işletmenin talimatıyla ve hizmeti sunmak için işler (veri işleyen).
2. İşlenen Kişisel Veriler
- Kimlik ve iletişim: ad soyad, kullanıcı adı, işletme adı, e-posta, telefon; yüklenirse vergi levhası ve vergi bilgileri.
- İşletme kayıtları: müşteri ve tedarikçilerin adı/unvanı, telefonu, e-postası, adresi, vergi dairesi, VKN/TCKN; borç-alacak, satış, fatura, teklif, çek/senet, taksit, kasa ve stok kayıtları.
- İşlem güvenliği: giriş kayıtları, IP adresi, tarayıcı ve cihaz bilgisi, oturum bilgileri; kimin, ne zaman, hangi cihazdan, hangi işlemi yaptığını gösteren işlem geçmişi.
- Üyelik ödemesi: ödeme sonucu ve işlem numarası. Kart bilgileri iyzico’nun ödeme sayfasında girilir; OKZEN CARİ’ye ulaşmaz.
- e-Arşiv (yalnızca e-Arşiv’i açan işletmelerde): GİB e-Arşiv Portalı kullanıcı kodu, işletme isterse şifrelenmiş olarak saklanan portal şifresi; belge alıcısının ad soyad/unvan, VKN/TCKN ve adres bilgileri.
- Bot doğrulaması: giriş, kayıt ve şifre sıfırlama ekranlarında Cloudflare Turnstile’ın kullandığı IP adresi ile tarayıcı ve cihaz sinyalleri.
- Akıllı Asistan: asistana yazılan mesajlar ve yanıtlar (sohbet geçmişi).
3. Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları
- Ön muhasebe, cari, satış, stok, fatura, teklif, kasa ve raporlama hizmetinin sunulması,
- Borç, vade ve taksit hatırlatmaları (uygulama bildirimi, e-posta, SMS ya da işletmenin kendi WhatsApp’ından gönderdiği mesaj),
- İşletmenin talebiyle e-Arşiv fatura, serbest meslek makbuzu ve müstahsil makbuzunun GİB e-Arşiv Portalı’nda düzenlenmesi,
- Üyelik ücretinin tahsili ve faturalanması,
- Hesap güvenliği: kimlik doğrulama, iki adımlı doğrulama, bot ve kötüye kullanımın önlenmesi, işlem geçmişinin tutulması,
- E-posta doğrulama, şifre sıfırlama ve işletmenin açtığı özet e-postalarının gönderilmesi,
- Yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve uyuşmazlıklarda ispat.
4. Hukuki Sebepler
Kişisel veriler KVKK m.5/2 uyarınca şu hukuki sebeplere dayanılarak işlenir:
- Sözleşmenin kurulması veya ifası (m.5/2-c): hizmetin sunulması ve üyelik,
- Hukuki yükümlülük (m.5/2-ç): vergi ve ticaret mevzuatındaki saklama yükümlülükleri, yetkili makamların talepleri,
- Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması (m.5/2-e): uyuşmazlıklarda ispat ve işlem geçmişi,
- Meşru menfaat (m.5/2-f): hesap güvenliği, bot koruması ve hizmetin hatasız çalışması.
Pazarlama amaçlı veri işleme yapılmaz. Açık rıza gerektiren bir işleme olursa, bu metinden ayrı olarak ve ayrıca onayınız istenir.
5. Yurt İçine Aktarım
Veriler, yalnızca hizmetin gerektirdiği ölçüde aşağıdaki alıcılarla paylaşılır:
| Alıcı | Amaç | Aktarılan veri |
|---|
| iyzico (ödeme kuruluşu) | Üyelik ödemesinin alınması | Ad soyad, e-posta, telefon, fatura adresi, şahıs işletmesinde TCKN, IP adresi, ödeme tutarı |
| Gelir İdaresi Başkanlığı | e-Arşiv belgesinin düzenlenmesi (yalnızca e-Arşiv’i açan işletmelerde, işletmenin talimatıyla) | Belge alıcısının ad soyad/unvan, VKN/TCKN, adres; belge içeriği |
| SMS sağlayıcısı | SMS hatırlatması (yalnızca SMS etkinse) | Alıcının telefon numarası ve mesaj metni |
| Yetkili kamu kurumları ve yargı mercileri | Yasal talep ve yükümlülükler | Talebin kapsamındaki veriler |
WhatsApp hatırlatmaları işletmenin kendi cihazından ve kendi WhatsApp hesabıyla gönderilir; OKZEN CARİ WhatsApp’a veri aktarmaz. E-postalar kendi sunucumuzdan gönderilir.
Akıllı Asistan’a yazılan mesajlar sunucumuzda işlenir. Bu özellik varsayılan olarak kapalıdır: bir işletme kendi yapay zekâ hizmeti anahtarını tanımlarsa, yalnızca o işletmenin asistanın anlayamadığı mesajları bu hizmete (Anthropic, ABD) iletilir.
Veriler pazarlama amacıyla üçüncü taraflara satılmaz veya kiralanmaz.
6. Yurt Dışına Aktarım
Hizmetin altyapısı nedeniyle aşağıdaki veriler yurt dışındaki hizmet sağlayıcılarına aktarılır:
| Alıcı | Ülke | Amaç ve veri |
|---|
| Hetzner Online GmbH | Almanya; sunucular Finlandiya’daki veri merkezinde | Barındırma ve yedekleme — Uygulamadaki tüm veriler |
| Cloudflare, Inc. | ABD | Giriş, kayıt ve şifre sıfırlama ekranlarında bot doğrulaması — IP adresi, tarayıcı ve cihaz sinyalleri |
Bu aktarımlar KVKK m.9’a uygun olarak, Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nun ilan ettiği standart sözleşme gibi uygun güvenceler sağlanarak yapılır.
7. Saklama Süresi ve Güvenlik
Kişisel veriler, işleme amacının gerektirdiği ve ilgili mevzuatın öngördüğü süre boyunca (ör. mali kayıtlar için yasal saklama süreleri) saklanır; süre sonunda silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.
Veri güvenliği: Bağlantılar HTTPS ile şifrelidir. Şifreler geri döndürülemez biçimde saklanır; isteyen kullanıcı iki adımlı doğrulamayı açabilir. Her işletmenin verisi ayrı tutulur, bir işletme başka bir işletmenin verisine erişemez. İşlem geçmişi değiştirilemez ve silinemez. Ödeme ve e-Arşiv anahtarları gibi hassas ayarlar şifrelenerek saklanır. Veriler her gün yedeklenir. Ayrıntılar:
Güvenlik sayfası.
8. Haklarınız (KVKK m.11) ve Başvuru
Kişisel veri sahibi olarak şu haklara sahipsiniz:
- Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme ve işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
- İşlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
- Yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
- Eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini, KVKK m.7’deki şartlar oluştuğunda silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu işlemlerin verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
- Münhasıran otomatik sistemlerle analiz edilmesi sonucu aleyhinize bir sonuç çıkmasına itiraz etme,
- Kanuna aykırı işleme nedeniyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme.
Nereye başvurmalısınız?
- Bir işletmenin müşterisi veya tedarikçisi olarak (ör. cari kaydınız, ekstreniz, faturanız): başvurunuzu ilgili işletmeye yapın; veri sorumlusu odur. OKZEN CARİ işletmeye gereken desteği verir.
- Hesap verileriniz için: başvurunuzu yazılı olarak ya da Uygulamada kayıtlı e-posta adresinizden destek@okzencari.com adresine iletebilirsiniz.
Başvurular, niteliğine göre en geç 30 gün içinde ve kural olarak ücretsiz yanıtlanır (KVKK m.13).
9. Çerezler ve Yerel Depolama
Uygulama yalnızca çalışması için zorunlu çerezleri ve tarayıcının yerel depolamasını kullanır:
- Oturum ve güvenlik çerezleri: oturumunuzun açık kalması ve form güvenliği (CSRF) için,
- Yerel depolama: tema gibi tercihleriniz ve satış ekranında internet yokken girilen satışların bağlantı gelene kadar cihazda saklanması için; satış ekranının son hâli de çevrimdışı açılabilmesi için cihazda tutulur ve giriş ekranında silinir,
- Cloudflare Turnstile: giriş, kayıt ve şifre sıfırlama ekranlarında bot doğrulaması için.
Reklam, pazarlama veya izleme amaçlı çerez kullanılmaz.
10. Değişiklikler
Bu metin, hizmetteki ve mevzuattaki değişikliklere göre güncellenebilir. Güncel hâli her zaman bu sayfadadır; son güncelleme tarihi sayfanın başında yazar.
← Giriş ekranına dön
